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Checkliste für die Hochzeitslocation und der Feier
Die Planung einer Hochzeit kann eine anspruchsvolle Aufgabe sein, die viel Liebe zum Detail erfordert. Ein entscheidender Aspekt dieses Prozesses ist die Auswahl und Gestaltung der perfekten Hochzeitslocation. Der richtige Ort trägt nicht nur dazu bei, eure Liebe in einer für euch passenden Umgebung zu feiern, sondern schafft auch eine angenehme Atmosphäre für eure Gäste.
Ob es sich um eine intime Zusammenkunft in einer charmanten Boutique-Location oder um eine große Gala in einer prunkvollen Halle handelt, jedes Detail zählt. Zusammen werden wir durch all diese Punkte navigieren, um sicherzustellen, dass eure Hochzeit ein unvergessliches Erlebnis wird. Bereitet euch darauf vor, tiefer in die Welt der Hochzeitsplanung einzutauchen und den idealen Ort für eure große Feier der Liebe zu entdecken.
Unforgettable Weddings & Events
Über die Gastautorin:
Ich bin Chiara, eine leidenschaftliche Hochzeitsplanerin, die eure Hochzeit unvergesslich macht. Eure einzigartige Liebesgeschichte ist meine Inspiration, um euren besonderen Tag individuell und kreativ zu gestalten. Gemeinsam planen wir bis ins Detail und kreieren unvergessliche Momente. In meinem Atelier bringe ich kreative Ideen zur Realität, einschließlich individueller Dekorationen. Lasst uns zusammen eine unvergessliche Hochzeit planen! Chiara jetzt unverbindlich anfragen
Die wichtigsten Fragen zur
Hochzeitslocation & der Feier
1. Ist während der gesamten Feier ein Ansprechpartner vor Ort?
Ein Ansprechpartner, der sich in der Location gut auskennt, ist während der Feier wichtig. Stellt sicher, dass jemand für Problem- und Fragestellungen erreichbar ist.
2. Gibt es eine Vase(n) für den Brautstrauß und eventuell für weitere geschenkte Blumensträuße?
Ein schöner Brautstrauß darf bei keiner Hochzeit fehlen. Überprüft, ob die Location über eine passende Vase verfügt, in welcher der Brautstrauß und weitere Blumensträuße als Dekoration verwendet werden können.
3. Wo können wir einen Geschenktisch aufstellen?
Ein Tisch für die Geschenke sollte gut sichtbar platziert werden, damit ihr und eure Gäste immer den Überblick behaltet. Findet heraus, wo der geeignetste Platz dafür wäre. Dasselbe gilt für den Platz für das Gästebuch, die Fotobox oder den Sweet Table. Gibt es auch einen sicheren Ort für die Verwahrung der Geschenke? Leider kommt es immer wieder zu bösen Überraschungen und Diebstählen von Geldgeschenken bei Hochzeiten. Geht sicher, dass eure Kartenbox über ein kleines Vorhängeschloss verfügt, zur Not tut es auch ein Kabelbinder. Zur späteren Stunde empfiehlt es sich, die Geschenke sicher zu verwahren.
Locationsuche - Checklisten
Hier findet ihr die wichtigsten Checklisten zum Finden eurer perfekten Hochzeitslocation
4. Bis wann muss der Aufbau/Abbau (Technik, Geschenktisch etc.) erfolgen?
Klärt die Anforderungen für den Abbau, um eine reibungslose Nachbereitung eurer Feier zu gewährleisten. Bitte klärt aber auch die Zeitfenster für den Aufbau. Wann darf mit dem Dekorieren gestartet werden?
5. Stehen bei der Location genügend Stromanschlüsse, Verlängerungskabel oder -boxen zur Verfügung?
Da bei einer Hochzeit oft gleich etliche Dienstleister vor Ort sind, die Strom benötigen, erkundigt euch hier nach der Ausstattung der Location und was sie euch hier bereitstellen können. Die meisten Dienstleister bringen ihr Equipment meistens ausreichend selber mit, sind die Wege zu den Steckdosen weit, muss hier oft nachgeholfen werden.
Solltet ihr Dekoration, wie Stoffe, Blumeninstallationen oder Windlichter von der Decke abhängen wollen, erkundigt euch bitte bei der Location, ob das möglich ist und eine Leiter vor Ort vorhanden ist.
6. Was muss alles gereinigt werden?
Erkundigt euch, welche Räume und Gegenstände nach der Feier gereinigt werden müssen und ob eventuelle Kosten dafür anfallen. Generell gilt: Vertragsbedingungen und AGBs sollten wirklich gut studiert werden. Der Locationbetreiber ist rechtlich dazu verpflichtet, die AGBs bei Vertragsübermittlung zu schicken oder mittels eines Links darauf zu verweisen. Sollte das nicht der Fall sein, gelten die allgemeinen AGBs. Ist hier nichts Spezifisches angeführt, dürfen auch keine zusätzlichen Kosten (wofür auch immer) veranschlagt werden.
7. Ist ein Nebenraum oder Umkleide für Musiker oder Programmgestaltung vorhanden?
Musiker, Fotografen und Servicepersonal sowie Künstler benötigen einen Raum, um sich vorzubereiten und ihr Equipment zu lagern. Klärt, ob die Location dies ermöglicht.
8. Bei Feiern im Hotel: Gibt es eine Honeymoon-Suite oder ein schönes Hochzeitszimmer? Ist diese eventuell im Preis inklusive?
Für einen perfekten Ausklang eurer Hochzeit ist eine romantische Honeymoon-Suite wichtig. Prüft, ob das Hotel sie anbietet und ob sie im Preis enthalten ist.
9. Gibt es einen schriftlichen Vertrag?
Ein schriftlicher Vertrag ist hilfreich, um Missverständnisse und Unklarheiten zu vermeiden. Stellt sicher, dass ihr alle Vereinbarungen schriftlich festhaltet und Änderungen laufend aktualisiert werden.
10. Gibt es Sonnen- und Regenschirme vor Ort, die von der Location zur Verfügung gestellt werden?
Es könnte Sonne geben, die in ihrer sommerlichen Pracht strahlt, oder es könnte Regen geben, der seinen eigenen Charme und Romantik mit sich bringt. In jedem Fall solltet ihr immer darauf achten, dass ihr und eure Gäste sich wohl und geschützt fühlen. Daher ist es wichtig zu wissen, ob Sonnen- und Regenschirme zur Verfügung stellt werden.
11. Gibt es lokale Taxiunternehmen in der Nähe?
Erkundigt euch bei der Location nach lokalen Taxiunternehmen.
Tipp: Informiert das Taxiunternehmen, dass es an eurem Datum eine Hochzeitsfeier in der Location „xy“ gibt. Teilt diesem auch die ungefähre Gästeanzahl mit. Das Taxiunternehmen wird in den meisten Fällen extra mehr Autos einsetzen, um sicher gehen zu können, der Nachfrage nachzukommen. Macht ihr das nicht, kann es zu langen Wartezeiten und somit zu Unzufriedenheit unter den Gästen kommen – insbesondere, wenn die Location etwas abgelegen ist.
12. Gibt es einen Wickeltisch und Platz für eine Notfallbox in den Toiletten?
Eure Gäste werden es schätzen, wenn bei Bedarf eine Notfallbox mit wichtigen Utensilien bereitsteht. Fragt außerdem, ob ein Wickeltisch für die kleinsten Gäste vorhanden ist. Hier wäre auch die Frage wichtig, wo Kinderwägen am besten abgestellt werden können. Oft stehen diese so massiv im Weg, dass sie Fluchtwege und Personal behindern.
13. Gibt es einen Nebenraum für Kinderbetreuung und später für schlafende Kinder?
Eine Hochzeit ist ein langer Tag, und die Kleinen brauchen eventuell eine Pause. Informiert euch, ob es einen geeigneten Raum für Kinderbetreuung und später zum Ausruhen gibt. Oft macht auch ein eigener Kindertisch während des Essens Sinn. Dieser muss nicht zwingend bei der Hochzeitsgesellschaft sein, solange das Essen von einer qualifizierten Kinderbetreuung begleitet wird. Die Kinder können so früher versorgt werden und auch eher vom Tisch aufstehen. So wird ihnen nicht langweilig und „stören“ auch die Gesellschaft nicht, die meist wesentlich länger sitzt.
14. Ist eine ruhige Stillecke möglich?
Ein Ort zum Entspannen und Durchatmen ist für viele Gäste wichtig. Erkundigt euch, ob die Location eine solche Stillecke anbieten kann.
15. Sind ausreichend Baby- und Kinderstühle für die kleinen Hochzeitsgäste vorhanden?
Vergesst eure kleinen Gäste nicht, und stellt sicher, dass die Location genügend Baby- und Kinderstühle bereitstellen kann. Falls nicht ausreichend Kinderstühle vorhanden sind, erkundigt euch bei der Location, wo ihr diese eventuell ausleihen könnt oder bittet Gäste, die mit Kindern zur Hochzeit kommen, ob sie gegebenenfalls selber einen mitbringen können.
16. Wo können schöne Hochzeitsfotos gemacht werden?
Erinnert euch an diesen großen Tag mit wunderschönen Fotos. Fragt nach, wo die besten Plätze für die Hochzeitsaufnahmen sind – sowohl in der Location selbst als auch in der näheren Umgebung.
17. Wo ist der beste Platz für ein Gruppenfoto?
Ein Gruppenfoto mit allen Gästen ist ein Muss. Lasst euch zeigen, wo die besten Plätze dafür in der Location sind, zum Beispiel auf einer großen Wiese oder einer offenen Fläche. Grundsätzlich ist gehört es aber auch zu den Aufgaben der Fotografen. Ein Scouting der Location schadet hier nicht. Fotografen sehen zudem oft Perspektiven, Motive und Hintergründe ganz anders.
18. Können einzelne Lichter am Abend gedimmt oder ausgeschaltet werden, um eine bessere Stimmung zu schaffen?
Die Beleuchtung spielt bei der Hochzeitsfeier eine wichtige Rolle. Informiert euch, ob es möglich ist, einzelne Lichter zu dimmen oder auszuschalten, um die perfekte Atmosphäre zu schaffen.
Fazit
Die sorgfältige Planung der Hochzeitslocation ist entscheidend für eine gelungene Feier. Wesentlich sind Details wie eine kinderfreundliche Einrichtungen, sichere und sichtbare Geschenketische und technische Aspekte wie ausreichende Stromanschlüsse. Eine Stillecke und Räume für Kinderbetreuung erhöhen den Komfort der Gäste. Das Ambiente wird durch die richtige Beleuchtung und schöne Fotoorte bestimmt. Es ist wichtig, einen Ansprechpartner vor Ort zu haben und einen schriftlichen Vertrag auszuhandeln. Auch die Anbindung an lokale Taxiunternehmen sollte berücksichtigt werden. Insgesamt ist eine umfassende Checkliste und gute Kommunikation der Schlüssel zu einer erfolgreichen und unvergesslichen Hochzeitsfeier.
Weitere entscheidende Faktoren bei der Auswahl der Hochzeitslocation
Jede Hochzeitslocation hat ihre eigenen Besonderheiten und Unterschiede. Bei der Auswahl der passenden Hochzeitslocation solltet ihr auf folgende Kriterien achten:
- Größe des Saals und Kapazität
- Verfügbarkeit zum gewünschten Termin
- Kosten (Saalmiete, Technik, Catering, etc.)
- Infrastruktur (Technik, Bühne, Küche, Zufahrtswege etc.)
- Barrierefreiheit und Kinderfreundlichkeit
- Möglichkeiten für Hochzeitsfotos in der näheren Umgebung
- Übernachtungsmöglichkeiten für Gäste
- Unverbindliche Reservierungsmöglichkeiten
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Das Finden der richtigen Hochzeitslocation kann unter Umständen schon sehr zeitintensiv und anstrengend sein. Ein guter Wedding Planner kann dich hier sehr effizient – schon mit sehr attraktiven Packages (zwischen €300-€800) unterstützen. Darin ist viele inkludiert: vom Vorgespräch über passende Vorschläge bis zu einem Verfügbarkeitscheck und Besichtigung vor Ort. Schaut euch einfach mal an, was ein Weddingplanner alles für euch leisten kann!
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