beitrag
Planung der Hochzeitslocation und Gästemanagement
Eine gelungene Hochzeitsfeier hängt von vielen Faktoren ab und die Zufriedenheit der Gäste ist sicherlich einer der wichtigsten. Um die perfekte Location auszuwählen, die sowohl euren Vorstellungen entspricht als auch auf die Bedürfnisse eurer Gäste eingeht, ist es wichtig, eine Reihe von Aspekten im Auge zu behalten. Dazu gehören Übernachtungsmöglichkeiten, Raucherregelungen, Parkmöglichkeiten, Fristen für Gästezusagen, Möglichkeiten für Kinderbetreuung, barrierefreie Einrichtungen und mehr. In diesem Artikel werden wir uns mit diesen wichtigen Fragen für das Gästemanagement auseinandersetzen und hilfreiche Tipps geben, um sicherzustellen, dass eure Hochzeitsfeier reibungslos und unvergesslich wird.
Unforgettable Weddings & Events
Über die Gastautorin:
Ich bin Chiara, eine leidenschaftliche Hochzeitsplanerin, die eure Hochzeit unvergesslich macht. Eure einzigartige Liebesgeschichte ist meine Inspiration, um euren besonderen Tag individuell und kreativ zu gestalten. Gemeinsam planen wir bis ins Detail und kreieren unvergessliche Momente. In meinem Atelier bringe ich kreative Ideen zur Realität, einschließlich individueller Dekorationen. Lasst uns zusammen eine unvergessliche Hochzeit planen! Chiara jetzt unverbindlich anfragen
Die wichtigsten Fragen zur
Hochzeitslocation & Gästemanagement
1. Welche Übernachtungsmöglichkeiten gibt es in der Nähe der Hochzeitslocation?
Fragen kostet nichts: Meist weiß die Location selbst am besten wo sich geeignete Unterkünfte in versch. Preiskategorien befinden.
Tipp: bietet euren Gästen immer mind. Zwei bis drei Preiskategorien für die Übernachtung an. Eine exklusive Hochzeit bedeutet nicht automatisch, dass eure Gäste auch über ein hohes Budget verfügen. Oft gibt es auch Kooperationspartnerschaften, die Unterkünfte mit den Locations eingehen und ihr könnt euren Gästen somit Zimmer zu einem günstigeren Tarif anbieten. Vielleicht könnt ihr so auch unverbindlich ein gewisses Zimmerkontingent für eure Gäste reservieren. Des Öfteren verfügt auch die Location selbst über einige Nächtigungszimmer im Haus.
2. Wo ist das Rauchen erlaubt und gibt es eine überdachte Raucherecke?
Fragt die Location, wo die Gäste rauchen dürfen. Ist eine überdachte Raucherecke vorhanden? Stellt sicher, dass ausreichend Aschenbecher zur Verfügung stehen, um die Umgebung sauber zu halten.
3. Gibt es genügend Parkmöglichkeiten für die Gäste?
Erkundigt euch über die Anzahl der verfügbaren Parkplätze bei der Location und wo die Gäste ihre Autos abstellen können. Informiert eure Gäste im Voraus über die Parkmöglichkeiten und alternative Optionen, wie zum Beispiel nahegelegene öffentliche Parkplätze oder Parkhäuser.
Locationsuche - Checklisten
Hier findet ihr die wichtigsten Checklisten zum Finden eurer perfekten Hochzeitslocation
4. Bis wann wird die endgültige Gästeanzahl benötigt?
Fragt die Location, wann sie die endgültige Zahl der teilnehmenden Gäste benötigt, damit sie dem Caterer Bescheid geben können. Plant genug Zeit für die Zusagen der Gäste ein und stellt sicher, dass ihr diesen Termin einhaltet. Vor allem die Küche des Hauses muss Bescheid wissen. Ein Restaurant oder Hotel hat meistens keinen Caterer, sondern stellt die Gastronomie selbst. Erkundigt euch zudem frühzeitig, ob Allergien, Unverträglichkeiten und spezielle Ernährungsbedürfnisse vorliegen – die Küche wird es euch danken und kann so auch rechtzeitig individuell auf spezielle Wünsche eingehen.
5. Was passiert, wenn Gäste kurzfristig absagen?
Findet heraus, wie die Location mit kurzfristigen Absagen umgeht. Muss trotzdem die volle Pauschale gezahlt werden oder gibt es eine flexible Regelung? Dies ist wichtig, um euer Budget im Auge zu behalten und eventuellen Unstimmigkeiten vorzubeugen.
Tipp: Üblicherweise möchte so gut wie jede Location bis spätestens eine Woche im Voraus die genaue Gästeanzahl, Kindermenüs, Dienstleister-Essen und spezielle Ernährungsbedürfnisse erfahren.
6. Gibt es eine Kinderbetreuungsmöglichkeit während der Hochzeitsfeier?
Erkundigt euch, ob die Location bei Bedarf eine Kinderbetreuung anbietet oder ob ein eigener Betreuungsdienst gebucht werden kann. Eine professionelle Kinderbetreuung ermöglicht es den Eltern unter euren Gästen, sich entspannt auf das Fest zu konzentrieren. Achtet in diesem Zusammenhang unbedingt auf die Haftungsbedingungen. Generell wird zwischen Kinderbetreuung und -animation unterschieden. Zudem haben Kinder im Säuglingsalter andere Bedürfnisse, als größere Kinder. Achtet neben einem eigenen Raum für die Kinderbetreuung auch darauf, ob es eventuell den Wunsch nach einem eigenen Kindertisch und Betreuung der Kinder beim Essen gibt. Oftmals ist es zudem auch ratsam, die Kinder in einem separaten Raum zu verköstigen. Hier können die Kids aufstehen, ohne die Gesellschaft zu stören.
7. Kann größere Hochzeitsdekoration aufgestellt werden, wie etwa Leuchtbuchstaben?
Große Deko-Elemente wie Leuchtbuchstaben können einen WOW-Effekt auf eurer Hochzeit erzeugen. Klärt mit der Location, ob solche Elemente aufgestellt werden dürfen und ob genügend Platz dafür vorhanden ist.
8. Gibt es eine Liste von empfohlenen Lieferanten und Dienstleister?
Fragt die Location, ob sie eine Liste von empfohlenen Dienstleister und Lieferanten für Dekorationselemente hat – von Floristen bis zu Dekoverleihern. Dies kann euch bei der Auswahl von erfahrenen und vertrauenswürdigen Unternehmen helfen.
9. Wer ist verantwortlich für den Abbau und die Reinigung der Dekoration nach der Hochzeitsfeier?
Klärt vorab, ob ihr selbst, die Location oder ein externes Team für den Abbau und die Reinigung der Dekoration nach der Feier verantwortlich ist. Vereinbart klare Verantwortlichkeiten, um böse Überraschungen und Gebühren zu vermeiden.
10. Sind barrierefreie Zugänge und Toiletten vorhanden?
Stellt sicher, dass eure Location barrierefrei ist und über einen Zugang für Rollstuhlfahrer sowie über barrierefreie Toiletten verfügt. Dies ist wichtig, um alle Gäste willkommen und gut versorgt zu fühlen. Leider ist oftmals bei historischen Gebäuden schlichtweg nicht möglich (z.B. aufgrund von Denkmalschutz). Ich rate meinen Paaren hier immer vorab die Gäste abzufragen, ob hier spezielle Bedürfnisse vorliegen. Selbst wenn die Location barrierefrei ist, können weitere Wege innerhalb der Location z.B. für ältere Personen ein Hindernis darstellen.
11. Gibt es eine Sperrstunde?
Klärt mit der Location ab, ob es eine Sperrstunde gibt und wenn ja, zu welcher Uhrzeit. Dies ist wichtig, da bei einer tanzfreudigen Gesellschaft ein frühzeitiger Abbruch der Hochzeit zu Verärgerung bei den Gästen führen kann.
12. Steht während der gesamten Feier ein Ansprechpartner für die Gäste zur Verfügung?
Um eine reibungslose Hochzeitsfeier zu garantieren, ist es wichtig, dass während der gesamten Veranstaltung ein Ansprechpartner für die Gäste zur Verfügung steht. Egal, ob es sich um Fragen zur Location, Hilfestellung bei technischen Problemen oder organisatorische Details handelt – ein Ansprechpartner sorgt für ein entspanntes Fest. Hier gilt es zu beachten, dass es auch Locations gibt, die exklusiv zu buchen sind und so auch ohne Ansprechpartner vor Ort auskommen. Wichtig ist hier: Es muss zumindest eine Person erreichbar sein, die Kompetenz hat – das gibt euch Sicherheit!
13. Können spezielle Verkehrsmittel für die Gäste organisiert werden?
Manchmal ist es notwendig oder praktisch, ein Verkehrsmittel für die Gäste zu organisieren – sei es ein Shuttlebus von der Unterkunft zur Location oder ein Taxi-Service für den Heimweg. Erkundigt euch, ob die Location solche Verkehrsmittel empfehlen oder sogar organisieren kann. Wichtig ist hier auch abzuklären, wo und ob das Shuttle /der Gästetransport in der Nähe der Location abgestellt werden kann. Befindet sich die Location bspw. im Stadtzentrum, ist ein Parken in unmittelbarer Nähe zur Location nicht immer möglich.
14. Bringt die Location besondere Herausforderungen mit, wie unregelmäßige Böden
(z.B. in Schlössern, am Berg etc)., besondere Zufahrtswege (Gondel, Zufahrt nur mit Genehmigung, z.B. auf Berghütten) etc.?
Viele Locations behalten sich aufgrund der inflationären Preissteigerungen im Lebensmittelhandel mittlerweile Preiserhöhungen bis kurz vor dem Eventtermin vor. Achtet hier auf die jeweiligen Vertragsbedingungen und AGB’s der Locations.
Profitipp: Damit es im Nachhinein nicht zu unschönen Überraschungen kommt, empfehle ich allen meinen Paaren eine sogenannte Veranstalterhaftpflicht anzuschließen. Diese ist bereits kostengünstig zu erwerben und schützt euch vor etwaigen Schadensersatzansprüchen seitens der Location, aber auch seitens der Gäste. Erkundigt euch bei eurer Versicherung oder einem Versicherungsmakler nach dem passenden Produkt.
Die Zufriedenheit der Gäste ist ein wichtiger Bestandteil einer gelungenen Hochzeit. Achtet daher auf diese Aspekte, um eine Location zu finden, die nicht nur euren Vorstellungen entspricht, sondern auch euren Gästen ein unvergessliches Erlebnis bietet.
Fazit
Abschließend lässt sich sagen, dass das Management der Hochzeitsgäste ein zentraler Aspekt bei der Auswahl der richtigen Hochzeitslocation ist. Die Berücksichtigung von Bedürfnissen wie Übernachtungsmöglichkeiten, Parkmöglichkeiten, Barrierefreiheit, und Kinderbetreuung ist entscheidend, um nicht nur eure eigenen Wünsche und Vorstellungen zu erfüllen, sondern auch die Zufriedenheit eurer Gäste zu gewährleisten. Eine gut durchdachte und geplante Hochzeit unter Berücksichtigung all dieser Punkte wird sicherstellen, dass euer großer Tag reibungslos verläuft und sowohl für euch als auch für eure Gäste zu einem unvergesslichen Erlebnis wird. Denkt daran, rechtzeitig Fragen zu stellen und eure Bedürfnisse und Erwartungen klar zu kommunizieren. Mit sorgfältiger Planung und Vorbereitung werdet ihr sicher eine Hochzeitslocation finden, die perfekt zu eurer Feier passt.
Weitere entscheidende Faktoren bei der Auswahl der Hochzeitslocation
Jede Hochzeitslocation hat ihre eigenen Besonderheiten und Unterschiede. Bei der Auswahl der passenden Hochzeitslocation solltet ihr auf folgende Kriterien achten:
- Größe des Saals und Kapazität
- Verfügbarkeit zum gewünschten Termin
- Kosten (Saalmiete, Technik, Catering, etc.)
- Infrastruktur (Technik, Bühne, Küche, Zufahrtswege etc.)
- Barrierefreiheit und Kinderfreundlichkeit
- Möglichkeiten für Fotos
- Übernachtungsmöglichkeiten für Gäste
- Unverbindliche Reservierungsmöglichkeiten
Keine Lust selber zu planen? Hol dir Hilfe vom Planungsprofi!
Wie du vielleicht schon mitbekommen hast, bei der Hochzeitsplanung ist das Thema “Hochzeitslocation finden” oftmals kein einfaches Unterfangen. Daher bietet sich hier an, mit professionellen Wedding Plannern zusammenzuarbeiten. Solche Packages für das Finden der passenden Location kosten – je nach Erfahrung des Wedding Planners – zwischen 300-800 Euro und beinhaltet in der Regel diese und weitere Services:
- Vorgespräch mit Absprache aller Wünsche, Kriterien und Vorstellungen
- Recherchieren verschiedene Locations anhand deiner Vorgaben
- Überprüfung der Verfügbarkeit von den gewünschten Locations
- Präsentation als PDF-Präsentation mit einigen (zB fünf) Locationvorschlägen, die noch verfügbar wären
- Beratung bei der finalen Entscheidung
- Wertvolle Tipps, was man sonst noch beachten soll bei der Hochzeitsplanung
- Besichtigung der Locations mit dem Wedding Planner und seinen Checklisten.
- Unverbindliches Reservieren oder “Blocken” der Hochzeitslocation durch den Planer für den Wunschtermin bis zum Besichtigungstermin.
- Zusätzlich kannst du noch weitere Fragen stellen, die speziell auf deine persönlichen Wünsche und Vorstellungen zugeschnitten sind, damit du in der Lage bist, die perfekte Location für euren großen Tag zu finden.
Keine Lust selber zu planen?
Das Finden der richtigen Hochzeitslocation kann unter Umständen schon sehr zeitintensiv und anstrengend sein. Ein guter Wedding Planner kann dich hier sehr effizient – schon mit sehr attraktiven Packages (zwischen €300-€800) unterstützen. Darin ist viele inkludiert: vom Vorgespräch über passende Vorschläge bis zu einem Verfügbarkeitscheck und Besichtigung vor Ort. Schaut euch einfach mal an, was ein Weddingplanner alles für euch leisten kann!
Wichtige Tipps zur Hochzeitsplanung
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Es ist nicht immer einfach den optimalen Anbieter für die eigene Hochzeit zu finden bei der Fülle am Markt. Mit unseren neuen Planungs-Wizards geht das aber einfach denn je. Dabei beantwortet ihr uns in 3 Schritten die wichtigsten Fragen für euren Wunsch-Anbieter und den Rest erledigen wir. Innerhalb weniger Sekunden sucht unser „Planungs-Buttler“ passende Anbieter. Auf Wunsch kannst du dir sogar erste unverbindliche Angebote per Mail direkt zusenden lassen. Du wählst dann nur mehr den Wunschkandidaten aus.