So klappt es mit deiner Hochzeitslocationsuche
Die Suche nach der perfekten Hochzeitslocation kann für viele Brautpaare eine Herausforderung sein. Professionelle Hochzeitsplaner:innen haben bereits zahlreiche Hochzeitsfeste betreut und wissen, worauf es bei der Auswahl der richtigen Location ankommt. In diesem Blogartikel möchten wir dir einige wichtige Tipps und Fragen an die Hand geben, die wir von ausgezeichneten Wedding Plannern bekommen haben.
Locationsuche - Checklisten
Hier findet ihr die wichtigsten Checklisten zum Finden eurer perfekten Hochzeitslocation
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Über die Gastautorin:
Ich bin Chiara, eine leidenschaftliche Hochzeitsplanerin, die eure Hochzeit unvergesslich macht. Eure einzigartige Liebesgeschichte ist meine Inspiration, um euren besonderen Tag individuell und kreativ zu gestalten. Gemeinsam planen wir bis ins Detail und kreieren unvergessliche Momente. In meinem Atelier bringe ich kreative Ideen zur Realität, einschließlich individueller Dekorationen. Lasst uns zusammen eine unvergessliche Hochzeit planen! Chiara jetzt unverbindlich anfragen
Die wichtigsten Fragen bei der Suche nach einer Hochzeitslocation
Bei der Auswahl der perfekten Hochzeitslocation gibt es neben vielen Detailfragen auch einige sehr zentrale Themen, die du vorab mit deinem Partner / deiner Partnerin klären solltest, bevor es wirklich mit der Suche losgeht.
1. Die passende Region: Wo soll die Hochzeit stattfinden?
Brautpaare sollten sich überlegen, ob sie eine Location in ihrer Heimatstadt, in der Nähe ihrer Familie oder an einem ganz besonderen Ort wünschen. Dies hängt von euren individuellen Vorstellungen, Wünschen und der Anreise der Gäste ab.
2. Größe der Location: Wie viele Gäste erwarten wir?
Die Anzahl der Gäste beeinflusst die Größe der Location und somit auch eure Möglichkeiten. Stellt euch vorher die Frage, wie viele Personen ihr einladen möchtet, um eine passende Location zu finden, die alle Gäste bequem unterbringt.
3. Eigenschaften der Location: Welche Art von Trauung ist geplant?
Wünscht ihr eine standesamtliche, kirchliche oder freie Trauung? Die Art der Trauung kann einen Einfluss auf die Auswahl der Location haben, insbesondere wenn ihr eine standesamtliche Trauung direkt in der Location wünscht. In diesem Fall sollte überprüft werden, ob dies in der gewünschten Location möglich ist und ob ein Standesbeamter dafür zur Verfügung steht.
4. Indoor versus Outdoor-Hochzeit:
Das Wetter ist in Österreich und Deutschland leider oftmals unberechenbar. Bei der Entscheidung zwischen einer Indoor- und Outdoor-Hochzeit solltet ihr Faktoren wie das Wetter, die Jahreszeit, Heizung oder Belüftung, Infrastruktur, Dekoration und Beleuchtung sowie Flexibilität der Location berücksichtigen. Eine gute Location bietet sowohl Indoor- als auch Outdoor-Möglichkeiten, um auf Wetterbedingungen oder persönliche Vorlieben eingehen zu können. Indem ihr diese Aspekte bei eurer Locationsuche beachtet, werdet ihr sicherlich den richtigen Ort für eure Traumhochzeit finden, der eine unvergessliche Feier ermöglicht.
Tipp: Erkundigt euch bei der Location, wie lange im Vorfeld eine Entscheidung über die Nutzung der Außenflächen getroffen werden muss. Viele Locations können nicht ad hoc auf einen Wetterwechsel reagieren. In dem Fall wird Meist um eine Entscheidung drei bis fünf Tage vor dem Event gebeten, um einen stressfreien Aufbau zu garantieren. Sollte dennoch unerwartet ein Unwetter auftreten – ihr habt euch aber für die Trauung oder den Empfang im Freien entschieden – erkundigt euch, ob die Location die Möglichkeit hat, spontan in die Räumlichkeiten zu wechseln. Ob Sonnen- bzw. Regenschirme oder ein überdachter Außenbereich zur Verfügung stehen.
5. Wie viele Gäste können in dem Raum oder Veranstaltungsbereich bequem untergebracht werden?
Informiert euch über die maximale Kapazität der Location, sowohl für die Trauzeremonie als auch für die anschließende Feier. Stellt sicher, dass eure Gäste bequem Platz finden und auch genügend Raum für Tanzfläche und Dekoration vorhanden ist.
6. Ist die Location zum gewünschten Hochzeitstermin verfügbar?
Klärt frühzeitig die Verfügbarkeit der Location an eurem Wunschtermin. Bei besonders beliebten Locations kann es hilfreich sein, mehrere mögliche Termine in Betracht zu ziehen oder frühzeitig zu buchen.
Tipp: Solltet ihr euch mit dem Termin oder der Wahl der Location noch nicht ganz sicher sein, bittet die Location um eine unverbindliche Reservierung. Das gibt euch die Möglichkeit, in Ruhe noch weitere Locations zu vergleichen, oder bereits erste Angebote von Dienstleistern einzuholen, um euer Gesamtbudget besser abschätzen zu können.
7. Wie hoch sind die Kosten für die Raummiete oder Saalmiete (falls vorhanden)?
Erkundigt euch nach den Kosten für die Raummiete oder Saalmiete. Achtet darauf, ob es möglicherweise Mindestumsätze oder andere zusätzliche Gebühren (wie bspw. Kork- oder Gabelgeld) gibt, die in eurem Budget berücksichtigt werden müssen.
8. Welche Ausstattung ist in den Kosten enthalten und was muss eventuell separat gemietet werden?
Fragt nach, welche Ausstattung im Preis inbegriffen ist, z.B. Tische, Stühle, Dekorationen, Geschirr und Besteck. Findet heraus, welche Gegenstände ihr zusätzlich mieten müsst, um böse Überraschungen zu vermeiden.
9. Sind Beleuchtung, Tontechnik und andere technische Hilfsmittel im Preis inbegriffen?
Technische Ausstattung ist oft ein wichtiger Aspekt für Hochzeiten. Fragt die Location, ob Beleuchtung, Tontechnik und weitere technische Hilfsmittel im Preis enthalten sind oder separat angemietet werden müssen.
10. Gibt es eine Bühne oder Möglichkeiten, eine temporäre Bühne aufzubauen?
Eine Bühne kann hilfreich sein, wenn ihr eine Band oder andere Aufführungen plant. Erkundigt euch, ob die Location bereits eine Bühne hat oder ob Möglichkeiten bestehen, temporäre Bühnenelemente aufzubauen.
11. Wo ist der beste Platz für die Tanzfläche – z. B. für den Hochzeitstanz?
Ein zentraler Teil eurer Feier ist natürlich die Tanzfläche. Besprecht mit der Location, wo der beste Platz dafür ist, unter Berücksichtigung von Platzangebot, Beleuchtung und Lautsprecherpositionierung. Erkundigt euch bei den Locationbetreibern nach Kooperationspartnern. Meist kennen diese bereits die infrastrukturellen Begebenheiten vor Ort: so spart ihr euch zusätzliche Termine und Zeit.
12. Ist die Location barrierefrei und für Gäste aller Altersgruppen geeignet?
Um allen Gästen gerecht zu werden, ist es wichtig, dass die Location barrierefrei ist und über Rampen, Aufzüge oder barrierefreie Toiletten verfügt. Eine geeignete Location erleichtert es Älteren und Menschen mit Einschränkungen, an eurer Feier teilzunehmen.
13. Werden an eurem Hochzeitstermin noch weitere Hochzeiten in der Location ausgerichtet?
Falls die Location mehrere Hochzeiten am selben Tag ausrichtet, klärt, wie ihr sicherstellen könnt, dass sich die Hochzeitsfeiern nicht in die Quere kommen und die Privatsphäre, Aufmerksamkeit und Ressourcen gerecht aufgeteilt werden. Bevorzugt werden oftmals natürlich Locations, die man bestmöglich sogar exklusiv nutzen kann.
14. Wie hoch ist die erforderliche Anzahlung und wann ist der Restbetrag fällig?
Ein wichtiger Aspekt bei der Planung einer Hochzeit ist die finanzielle Organisation. Erfragt die Höhe der Anzahlung und den Zeitpunkt, an dem der Restbetrag fällig ist, um euer Budget entsprechend zu planen.
15. Gibt es Parkmöglichkeiten für die Gäste?
Ausreichende Parkmöglichkeiten sind wichtig, um den Gästen eine stressfreie Anreise zur Hochzeitslocation zu ermöglichen. Fragt nach, ob es vor Ort genug Parkplätze gibt und ob eventuelle Parkgebühren anfallen. Sollten eure Gäste überwiegend mit einem Shuttle transportiert werden, erkundigt euch, ob auch größere Fahrzeuge, wie (Doppeldecker)Busse problemlos zufahren und wenden können. Darf ein Oldtimer oder eine Hochzeitskutsche zufahren? Und wenn ja, wie weit können diese zur Location zufahren und dürfen diese dort für Fotos eine Weile oder über die Dauer der Feier abgestellt werden?
16. Gibt es in der Nähe Übernachtungsmöglichkeiten für auswärtige Gäste?
Wenn Gäste von außerhalb anreisen, ist es hilfreich, wenn in der Nähe der Location Übernachtungsmöglichkeiten vorhanden sind. Informiert euch über Hotels, Pensionen oder Ferienwohnungen, die ihr euren Gästen empfehlen könnt. Hier lohnt es sich, die Location nach Kooperationen und Empfehlungen mit Unterkünften zu fragen. Meist wissen die Betreiber am besten Bescheid, welche Unterkünfte unweit der Location liegen. Oft gibt es hier auch Partner- oder Kooperationspartnerschaften zwischen Hotels und Hochzeitslocation – eventuell könnt ihr so Zimmerkontingente unverbindlich reservieren oder günstigere Preise für eure Gäste aushandeln.
17. Sind Raucherbereiche vorhanden?
Einige Gäste werden sicherlich rauchen wollen. Klärt mit der Location, ob es ausgewiesene Raucherbereiche gibt und wo diese sich befinden, damit die Gäste ihre Raucherpausen planen können.
18. Gibt es WLAN für die Gäste und wie gut ist die Internetverbindung?
In der heutigen Zeit kann eine gute Internetverbindung ein wichtiger Faktor für eure Gäste sein. Informiert euch, ob die Location WLAN zur Verfügung stellt und wie schnell und stabil die Verbindung ist. Ist zudem nicht nur für die Gäste relevant. Viele Musiker, vor allem Djs benötigen heutzutage (leider) auch meistens Internet.
19. Gibt es eine Außenfläche, die genutzt werden kann?
Oftmals möchten Gäste die Gelegenheit nutzen, sich in der frischen Luft aufzuhalten. Erkundigt euch, ob die Location eine Terrasse, einen Garten oder andere Außenflächen bietet, die während der Feier genutzt werden können. Oftmals fallen damit zusätzliche Kosten für die Nutzung an – fragt hier am besten konkret nach.
20. Falls die Hochzeit in einem Restaurant stattfindet, ist eine geschlossene Gesellschaft möglich?
Eine geschlossene Gesellschaft garantiert euch und euren Gästen die Exklusivität eurer Hochzeitsfeier. Erkundigt euch bei der Location, ob dies möglich ist und welche Voraussetzungen dafür erfüllt werden müssen.
Die perfekte Boho-Hochzeit
Ein idyllisches Plätzchen im Grünen, nostalgische Laternen hängen in den Bäumen, Omas Spitzendeckchen zieren eine antike Kommode, eine Etagere mit verlockenden Cupcakes und Macarons neben Bonbon Gläsern mit bunten Süßigkeiten. Erfährt tolle Tipps und Inspirationen zum Boho-Hochzeitsstil in unserem neuen Beitrag.
21. Wie lange könnt ihr feiern und was würde eine mögliche Verlängerung der Feier kosten?
Wichtig bei der Planung ist die Dauer der Feier und ob es zeitliche Einschränkungen gibt oder ob es eine exklusive Location mit lockerer Sperrstunde ist. Fragt die Location, wie lange gefeiert werden kann und welche Kosten eine mögliche Verlängerung mit sich bringt.
22. Gibt es Einschränkungen bei der Dauer und Lautstärke der Musik oder der Nutzung der Veranstaltungsräume?
Besondere Vorschriften bezüglich der Musik und Raumgestaltung können Einfluss auf eure Feier haben. Erkundigt euch nach etwaigen Einschränkungen bezüglich Lautstärke, Uhrzeit oder Raumgestaltung in der Location. Viele Locations erlauben zwar ein längeres Feiern, setzen aber voraus, dass nach Mitternacht der Bass oder die Musiklautstärke gedrosselt werden müssen.
Tipp: Abhilfe bzw. eine tolle Kompromisslösung bieten hier Anbieter für Silent-Disco-Lösungen. So kann ein ausgelassenes Feiern ohne Ruhestörung stattfinden.
23. Sind das Werfen von Konfetti, Streublüten etc. in/bei der Location erlaubt?
Konfetti, aber auch Streublüten – vor allem aus Kunststoff – können die Location verschmutzen und verteilen sich oft unschön auf dem ganzen Gelände. Erkundigt euch hier nach den herrschenden Hausregeln, um Unannehmlichkeiten oder zusätzliche Reinigungskosten zu vermeiden. Das Gleiche gilt für Luftballone, die sich oft in Bäumen verfangen oder gar nicht erst richtig in die Luft steigen. Hier gelten – je nach Bundesland und Region – zudem besondere Luftfahrtgesetze, auf die ihr gegebenenfalls achten müsst.
24. Wichtig falls ein externer Caterer genutzt wird: was ist vorhanden?
Wenn ihr einen externen Caterer beauftragt, ist eine gut ausgestattete Küche eine große Hilfe. Informiert euch, ob die Location eine voll ausgestattete Küche zur Verfügung stellt, die allen Anforderungen eures Caterers gerecht wird. Am besten macht ihr vorab mit eurem Wunsch-Caterer eine Besichtigung vor Ort aus, um alle offenen Fragen zu besprechen.
25. Welche Tischanordnungen sind möglich?
Erkundigt euch über die verschiedenen Tischanordnungen, die in der Location möglich sind, um die optimale Sitzordnung für eure Gäste zu planen. Dazu gehören Optionen wie lange Tafeln, U-Form oder einzelne Tische. Viele Locations verfügen über Sitzpläne, die verschiedenen Bestuhlungsmöglichkeiten haben. Fragt hier konkret nach – Pläne helfen euch bei der Detailplanung und dienen zur besseren Vorstellungskraft. Erkundigt euch in diesem Zusammenhang auch, über welches Mobiliar die Location genau verfügt und was ihr im Detail nutzen könnt. Oft ist es nicht nur mit Stühlen und Tischen getan, es wird ein Tisch für Geschenke, den Sweettable, Gästebuch etc. gebraucht. Sollte die Trauung ebenfalls in der Location stattfinden, klärt ab, ob hier geeignetes Mobiliar vor Ort ist, was es kostet und ob die Reinigung der Tischwäsche und Hussen extra anfällt.
26. Stellt die Location exklusiv einen Caterer oder besteht die Möglichkeit, den Caterer frei zu wählen?
Viele Locations ohne eigene Gastronomie arbeiten nur mit ausgewählten Caterern zusammen, die die Spezifikationen und Besonderheiten der Location kennen. Erkundigt euch hier im Vorfeld, nicht, dass ihr einen Wunschcaterer im Kopf habt und dann enttäuscht seid, wenn die Traumlocation diesen nicht zulässt.
27. Dürfen weitere Speisen- und Getränkelieferanten oder -dienstleister vor Ort tätig sein?
Viele Brautpaare wünschen sich einen Foodtruck, Kaffee- oder Eiswagen als kulinarisches Highlight für ihre Gäste. Da das natürlich auch meist mit weniger Umsatz für die Location verbunden ist, solltet ihr hier die Bedingungen im Vorfeld abklären. Zudem ist es hier wichtig darauf zu achten, dass es genug Standfläche und geeignete Zufahrtswege, sowie (Stark)strom vor Ort gibt.
Weitere entscheidende Faktoren bei der Auswahl der Hochzeitslocation
Jede Hochzeitslocation hat ihre eigenen Besonderheiten und Unterschiede. Bei der Auswahl der passenden Hochzeitslocation solltet ihr auf folgende Kriterien achten:
- Größe des Saals und Kapazität
- Verfügbarkeit zum gewünschten Termin
- Kosten (Saalmiete, Technik, Catering, etc.)
- Infrastruktur (Technik, Bühne, Küche, Zufahrtswege etc.)
- Barrierefreiheit und Kinderfreundlichkeit
- Möglichkeiten für Hochzeitsfotos
- Übernachtungsmöglichkeiten für Gäste
- Unverbindliche Reservierungsmöglichkeiten
Fazit
Die Suche nach der perfekten Hochzeitslocation erfordert Zeit, Geduld und eine gute Planung. Nutzt unsere Tipps, Fragen und Checklisten, um die passende Location für eure Traumhochzeit zu finden. Wenn ihr euch aber bei den vielen Punkten, die zu beachten sind, gerne eine Unterstützung wünscht, dann fragt doch mal eine(n) unserer professionellen Hochzeitsplaner:innen an. Sie unterstützen euch natürlich auch gerne bei der Suche und Planung eurer Hochzeit. Wir wünschen euch viel Erfolg und eine unvergessliche Hochzeit!
