Eure eigene Hochzeit ist ein besonderes und einzigartiges Erlebnis, dass ihr mit allen Menschen, die euch wichtig sind, teilen möchtet. Vor allem, wenn zumindest einer von euch eine große Familie hat, kommen da schnell einige Gäste zusammen. Größere Hochzeitsgesellschaften bringen aber auch größere Herausforderungen mit sich. Es sei denn, ihr haltet euch an die folgenden Tipps.

Zuerst die Gästeliste erstellen

Gerade, weil die Anzahl der Gäste für die weiteren Planungsschritte einen großen Unterschied macht, ist sie einer der ersten Punkte, die ihr im Zuge der Vorbereitungen klären müsst. Dabei könnt ihr entweder zuerst das Hochzeitsbudget festlegen und anschließend entscheiden, wie groß die Hochzeit sein darf. Oder ihr legt mehr Wert darauf, dass alle Leute auf der Liste anwesend sind – koste es, was es wolle. Ihr müsst also Prioritäten setzen, denn das Hochzeitsbudget und die Gästeanzahl stehen bei der Hochzeitsplanung in einem direkten Zusammenhang. Der größte Kostenpunkt ist schließlich jener für das Essen sowie Trinken und diese werden in der Regel pro Kopf berechnet. Aber dazu später mehr.

Fakt ist also, dass ihr gleich zu Beginn der Hochzeitsplanung und damit sehr schnell nach der Verlobung die Gästeliste erstellen solltet. Diese muss noch nicht endgültig sein, sollte aber zumindest einen groben Anhaltspunkt geben, mit wie vielen Gästen ihr rechnen müsst. Von einer ganz kleinen Feier nur im engsten Kreis der Familie bis hin zur Feier mit hunderten Leuten ist schließlich alles möglich. In vielen Kulturen ist es durchaus üblich, sämtliche Verwandte einzuladen – und zwar nicht nur ersten Grades. In Österreich wird die Sache zum Glück ein bisschen lockerer gehandhabt, sodass ihr frei entscheiden könnt, wer mit von der Partie sein soll und wer nicht. Es kann daher sinnvoll sein, verschiedene Optionen in Erwägung zu ziehen und daher erst einmal mehrere Gästelisten zu entwerfen, zum Beispiel:

• Eine Gästeliste mit Personen, die ein absolutes Muss auf eurer Feier sind.
• Eine Gästeliste, auf denen zusätzliche Verwandte, Freunde und Bekannte stehen, die ihr sehr gerne dabei hättet.
• Eine Gästeliste mit allen Personen, die ihr eigentlich einladen „müsstet“, wenn ihr euch nach den gesellschaftlichen Konventionen richtet.

Letzteres bedeutet vielleicht, auch Arbeitskollegen einzuladen, den ferneren Verwandtenkreis oder Personen, mit denen ihr kaum noch Kontakt habt, bei denen ihr aber ebenfalls auf der Hochzeit eingeladen wart. Ihr seht: Einige Stolpersteine warten bei der Gästeliste trotzdem, denn wer nicht eingeladen wird, ist unter Umständen enttäuscht oder sauer. So manche Freundschaft oder gute familiäre Beziehung ist daran bereits zerbrochen.

Sinnvoll ist daher, bei den Einladungen „fair“ zu sein. Am besten arbeitet ihr deshalb mit Gruppen: Das bedeutet beispielsweise, entweder alle oder überhaupt keine Arbeitskollegen einzuladen, und zwar von beiden Brautleuten. Oder das bedeutet, die gesamte Verwandtschaft einzuladen, selbst wenn ihr euch mit vereinzelten Leuten nicht so gut versteht. Wann immer ihr nämlich einzelne Personen ausschließt, setzt ihr damit ein Statement – ob ihr wollt oder nicht. Entwerft daher verschiedene Szenarien auf eurer Gästeliste, jeweils mit oder ohne diese einzelnen Gruppen. So bekommt ihr schnell ein Gespür dafür, wie viele Gäste ihr auf eurer Hochzeit haben werdet und überhaupt wollt. Schlussendlich müsst nämlich ihr euch mit dieser Entscheidung wohlfühlen.

Wenn ihr also bestimmte Gruppen oder Personen nicht auf eurer Hochzeit wollt, ist das euer gutes Recht. Dann müsst ihr aber die Konsequenzen wie Diskussionen oder einen Kontaktabbruch akzeptieren. Sollte es sich also um Leute handeln, die euch sehr wichtig sind, die ihr aber aus gewissen Gründen nicht einladen könnt – weil vielleicht das Hochzeitsbudget nur für den engsten Familienkreis reicht – solltet ihr diese Entscheidung im Vieraugengespräch mitteilen und begründen. Viele Menschen reagieren dann durchaus verständnisvoll. Außerdem dürft ihr nicht vergessen, auf der Gästeliste auch die Begleitung der jeweiligen Gäste einzuplanen, also Partner sowie Kinder. Es ist nämlich üblich, die Personen „plus 1“ einzuladen, selbst wenn ihr den Partner oder die Partnerin gar nicht kennt. Auch hier sind aber Ausnahmen möglich, beispielsweise laden einige Hochzeitspaare ihre Arbeitskollegen zwar ein, aber ohne Begleitung, um den Rahmen etwas kleiner zu halten. Es sollte daher auf der Einladungskarte klar ersichtlich sein, für wen diese gilt. Schnell kommt ihr so auf die doppelte Gästeanzahl als eigentlich gedacht. Doch keine Sorge: Auch Absagen wird es geben. Rechnet daher mit einer Quote von rund zehn bis 15 Prozent der eingeladenen Gäste, die nicht erscheinen werden. Jetzt habt ihr einen realistischen Ausgangswert für die weiteren Planungen.

Frühzeitig nach einer Location suchen

Sobald ihr zumindest die grobe Gästeanzahl kennt, solltet ihr mit der Suche nach einer Location beginnen. Sie ist nämlich einer der schwierigsten Schritte, vor allem für große Hochzeitsfeiern. Nicht nur, dass beliebte Locations manchmal mehrere Jahre im Voraus ausgebucht sind, gleichzeitig kommen kleinere Veranstaltungsorte für eine Hochzeit mit vielen Gästen nicht infrage. Eure Auswahl ist daher begrenzt und nur, wenn ihr früh genug mit der Suche beginnt, werdet ihr etwas Passendes für euer Wunschdatum finden. Als grobe Richtlinie gilt dabei mindestens ein Jahr im Voraus. Eine gewisse zeitliche Flexibilität vergrößert zudem eure Auswahl. Zieht also zum Beispiel auch eine Feier freitags oder an einem Feier- beziehungsweise Fenstertage in Betracht.

Bei der Entscheidung für oder gegen eine Location spielt die Gästeanzahl also eine wichtige Rolle. Sie sollte schließlich nicht zu klein sein, damit alle Platz finden und sich niemand eingeengt fühlt. Gleichzeitig muss noch Raum für eine Tanzfläche, ein Buffet oder andere Dinge sein, die euch wichtig sind. Aber auch eine zu große Location ist nicht gut, denn sie ist unnötig teuer und kann eine ungemütliche Atmosphäre hervorrufen, wenn die Gäste darin geradezu verloren wirken. Es ist daher wichtig, neben der Gästeliste noch eine Liste mit weiteren Anforderungen an die Location zu erstellen, um sie mit den zur Auswahl stehenden Angeboten abzugleichen. So lässt sich der Spagat aus einer ausreichenden Größe und einem schönen Ambiente meistern. Beliebte Locations bei einer sehr großen Hochzeitsgesellschaft sind zum Beispiel:

• Outdoor-Locations wie ein Weingut oder ein Hotelgarten. Dort können sich die Gäste frei bewegen, ohne sich sprichwörtlich auf die Füße zu treten, und die Hochzeit unter freiem Himmel bietet einen ganz eigenen Charme. Allerdings ist eine Schlechtwetteralternative dann ein Muss. Wo es keinen ausreichend großen Saal gibt, kann dafür ein Festzelt aufgebaut und geschmückt werden.
• Ballsäle, wie es sie beispielsweise in Schlössern oder gehobenen Hotels oft gibt, werden gerne an Hochzeitsgesellschaften vermietet. Sie sind für eine große Gästeanzahl ausgelegt und bieten daher optimale Bedingungen für eine Feier in gehobenem Ambiente.
• Scheunen oder andere große Hallen wie ehemalige Lagerräume, Festhallen, frühere Werften Co sind hingegen gut geeignet, wenn ihr es rustikaler mögt. Schon etwas Dekoration verzaubert sie schnell in eine tolle Eventlocation und Platz ist in solchen Hallen meist mehr als genug vorhanden.

Natürlich gibt es noch zahlreiche weitere Optionen und eurer Kreativität sind bei der Suche nach Ideen keine Grenzen gesetzt. Letztendlich müsst ihr auf euer Bauchgefühl hören und entscheiden, was am besten zu euren Vorstellungen passt. Schließlich muss eure Hochzeit vor allem euch gefallen – und eben ausreichend Platz für eure Wunschgäste bieten. Trotzdem ist ein Vergleich richtig und wichtig, denn zwischen den Locations gibt es enorme Preisspannen. Vor allem bei sehr vielen Gästen können schon einige Euros weniger pro Kopf schließlich einen großen Unterschied machen. Die richtige Location zu finden, ist also ein Kompromiss in vielerlei Hinsicht; aber auch eine Aufgabe, die unglaublich viel Spaß macht.

Das Essen planen

Preisunterschiede gibt es nicht nur zwischen den Locations, sondern bei derselben Location oft auch zwischen den verschiedenen Speisen sowie Getränken. Nachdem ihr euch entschieden habt, wo euer großer Tag stattfinden soll, ist deshalb die Essensplanung der nächste wichtige Schritt. Auch hier können nämlich scheinbar kleine Preisunterschiede auf die Gästeanzahl gerechnet einen großen Unterschied machen. Wie bereits erwähnt, rechnen die meisten Anbieter schließlich mit einer Pauschale pro Kopf. Und selbst, wenn ihr nach Verbrauch bezahlt, bedeuten mehr Gäste gleichzeitig auch höhere Kosten.

Normalerweise wird mit rund 100 Euro pro Kopf für Speisen und Getränke gerechnet. Aufgrund der großen Preisunterschiede je nach Location und angebotenem Essen sowie Trinken kann dieser Wert aber nach unten oder nach oben schwanken. Wie so oft im Leben, gibt es vor allem nach oben keine Grenze. Lasst euch daher von dem Caterer verschiedene Vorschläge machen. Zwar sollte für die Gäste nicht ersichtlich sein, dass ihr beim Essen gespart habt – aber ihr müsst auch kein Sterne-Menü auftischen. Auch hier gilt es also einen Mittelweg zu finden aus hochwertigen sowie schmackhaften Speisen, die dennoch das Hochzeitsbudget schonen.

Auch bei den Getränken müsst ihr nicht die teuersten Weine, Cocktails & Co zur Verfügung stellen. Es ist durchaus üblich, eine gewisse Anzahl an alkoholischen sowie nicht-alkoholischen Getränken zu definieren, aus denen die Gäste kostenfrei wählen können. Wer Sonderwünsche wie Schnäpse oder Cocktails hat, die nicht auf eurer Karte stehen, muss diese eben selbst bezahlen – oder geht leer aus. Auch hier könnt ihr frei entscheiden, wie ihr das Thema auf eurer Hochzeit handhaben wollt. Ein erfahrener Caterer kann euch gewiss hilfreiche Tipps geben.

Dann wäre da noch eine Grundsatzfrage: Buffet oder À la carte? Beide Optionen sind auch für eine hohe Gästeanzahl möglich und bringen ihre spezifischen Vor- sowie Nachteile mit sich:

• Das Buffet bietet den Gästen mehr Auswahl und sie können selbst bestimmen, wie viel und wie oft sie auf den Teller laden. Zudem ist das Essen gleichzeitig fertig, sprich niemand muss länger warten, bis er bedient wird. Allerdings steigt Gefahr von Chaos oder Gedränge am Buffet parallel zur Gästeanzahl. Zudem können sich lange Schlange bilden und für Unmut bei jenen sorgen, die warten müssen oder für die nur noch wenig Auswahl übrig bleibt.
• À la carte bedeutet hingegen, dass jeder dasselbe Essen zu etwa derselben Zeit bekommt. Dadurch entsteht mehr Ruhe im Raum und niemand fühlt sich benachteiligt. Allerdings ist diese Option meist teurer, da sie mehr Service erfordert als ein Buffet, und es ist schwierig, jeden mit der begrenzten Auswahl an Menüs zufriedenzustellen.

Mit dem Buffet lässt sich also sparen, aber À la carte dient einem gehobenen sowie ruhigeren Ambiente. Auch hier müsst ihr selbst herausfinden, was besser zur euch, euren Gästen und eurem Hochzeitsbudget passt.

Die Kosten kalkulieren und optimieren

Ihr habt nun bereits einige Entscheidungen getroffen, die sich direkt auf die Kosten eurer Hochzeitsfeier auswirken. Aber nicht nur beim Essen und Trinken macht die Anzahl der Gäste einen großen Unterschied für das Hochzeitsbudget. Auch bei der Papeterie, bei der Dekoration, bei einer freien Trauung und vielen weiteren Kostenpunkten steigt deren Höhe oft, je mehr Gäste ihr einladet. Sollte euer Hochzeitsbudget nicht ausreichen, um eure Vorstellungen umzusetzen, müsst ihr aber nicht unbedingt Gäste von der Liste streichen. Meistens gibt es auch andere Möglichkeiten zum Sparen, um trotzdem die Gästeliste beizubehalten und eure Traumhochzeit zu feiern:

• Überlegt noch einmal, ob ihr bei der Location oder Verpflegung gewisse Änderungen wie ein günstigeres Menü vornehmen könnt, um den Preis zu drücken.
• Spart an Punkten, welche für die Gäste und euch selbst weniger wichtig sind, beispielsweise bei der Dekoration, beim Brautstrauß oder bei den Einladungskarten. Häufig fällt es nicht auf, wenn hier eine günstigere Variante gewählt wird.
• Vielleicht sind Gäste auf eurer Hochzeit, die gewisse Aufgaben übernehmen können, sozusagen als Geschenk für das Brautpaar: Kennt ihr einen Fotografen? Kann jemand besonders gut backen? Legt jemand nebenberuflich als DJ auf? Oft ergibt sich über solche Kontakte erhebliches Sparpotenzial.
• Vergleicht verschiedene Anbieter, wenn es um Themen wie die Musik, die Blumen oder das Catering geht. In vielen Fällen bekommt ihr dieselbe Qualität auch für einen günstigeren Preis, wenn ihr gezielt danach sucht.
• Vermeidet das Wort „Hochzeit“ oder „Braut“, wenn ihr Dienstleistungen bucht. Häufig zahlt ihr beispielsweise für eine Hochsteckfrisur beim Friseur nur einen Bruchteil vom Preis für eine Brautfrisur oder für eine normale Torte beim Konditor deutlich weniger als für eine Hochzeitstorte. Das i-Tüpfelchen wie den Schleier in der Frisur oder die Figuren auf der Torte könnt ihr schließlich auch selbst aufsetzen.
• Viele Dinge könnt ihr zudem „Second Hand“ kaufen, schließlich heiraten die meisten Leute nur einmal im Leben und verkaufen daher anschließend wieder Dinge wie Dekoration, das Brautkleid oder Stuhlhussen. Auch könnt ihr all diese Sachen mittlerweile mieten, anstatt sie zu kaufen, was ebenfalls finanziell einen großen Unterschied macht. Wägt also ab, bei welchen Kostenpunkten das für euch infrage kommt und prüft entsprechende Angebote in der Umgebung.

Mit einigen simplen Maßnahmen könnt ihr die Kosten für eure Hochzeit also erheblich drücken. Trotzdem können noch finanzielle Lücken offen sein. Dann bleibt die Möglichkeit, euer Hochzeitsbudget aufzustocken. Manchmal sind beispielsweise die Eltern von Braut oder Bräutigam zu einem Vorschuss bereit oder ihr greift auf einen Hochzeitskredit zurück, sofern ihr dafür die Voraussetzungen erfüllt. Auch hier gilt es also, kreativ zu sein und nach Lösungen zu suchen, um eure Traumhochzeit trotzdem zu finanzieren. Passt aber auf, dass ihr euch dabei nicht finanziell übernehmt. Es kann daher durchaus eine sinnvolle Lösung sein, eben doch die kleinere Gästeliste zu nehmen, die ihr zu Beginn entworfen habt, um eure finanziellen Lücken zu schließen oder zumindest zu verkleinern.

Eine gemütliche Atmosphäre schaffen

Nachdem ihr all diese Herausforderungen gemeistert habt, bleibt nur noch eine Frage offen: Wie könnt ihr trotz der großen Anzahl an Gästen für eine gemütliche Atmosphäre sorgen? Schließlich laufen große Hochzeitsfeiern gerne Gefahr, dass einige Gäste von der Zeremonie oder dem Programm kaum etwas mitbekommen. Häufig bilden sich Grüppchen oder die Gäste haben kaum Kontakt untereinander, abgesehen von ihrer Begleitung. Auch das Brautpaar hat meist nicht in dem gewünschten Ausmaß die Möglichkeit, sich mit sämtlichen Anwesenden zu unterhalten oder sie überhaupt alle zu begrüßen sowie zu verabschieden. Folgende Tipps schaffen diesen Problemen Abhilfe:

• Wählt die Location so – oder richtet sie bewusst so ein – dass mehrere kleine sowie räumlich abgetrennte Bereiche entstehen. Die Gäste sollen dadurch animiert werden, miteinander ins Gespräch zu kommen, zumindest jene am gleichen Tisch.
• Richtet einen Spielbereich für die Kinder ein. Auch ein Unterhaltungsprogramm speziell für die jungen Gäste bewährt sich, denn so entsteht bei den Kindern keine schlechte Laune und ihre Eltern können währenddessen die Hochzeitsfeier genießen. Eine Bastelecke, Seifenblasen im Außenbereich oder ähnlich simple Angebote sind dafür meist vollkommen ausreichend.
• Der Altar, die Tanzfläche und der Brauttisch sollten jeweils im Mittelpunkt des Geschehens stehen. Am besten haben darauf alle Gäste von ihrem jeweiligen Sitzplatz freien Blick. Auch die Akustik muss so gut sein, dass sämtliche Reden & Co von den Gästen problemlos verstanden werden. So fühlt sich niemand ausgeschlossen.

Auch an dieser Stelle sind also gewisse Kompromisse notwendig. Runde Tische sind dafür ein gutes Beispiel: Sie animieren mehr zum Kontakt der Gäste untereinander als lange Tafeln, dafür müssen aber einige Gäste mit dem Rücken zum Brautpaar oder zur Programmfläche sitzen. Erneut gilt es daher abzuwägen, welche Lösung in eurem individuellen Fall optimal ist und wie ihr eventuelle Nachteile eurer Entscheidungen ausgleichen könnt. Solltet ihr dennoch das Gefühl haben, zu wenig Zeit mit allen oder besonders wichtigen Gästen zu haben, könnt ihr auch zusätzliche Events im kleineren Kreis planen, beispielsweise ein Zusammensitzen am Abend vor der Hochzeit mit den besten Freunden oder einen Brunch am darauffolgenden Tag mit der Familie. So könnt ihr intensiver mit den einzelnen Gruppen interagieren und dieser einmalige Anlass in eurem Leben verfliegt ein bisschen weniger schnell…